准备阶段

1、明确需求：明确年会的主题、规模、参与人数、预算等关键信息。

2、制定招标计划：根据需求，制定招标计划，包括招标文件编制、招标公告发布、投标截止日期等。

编制招标文件

1、招标文件内容：包括项目背景、需求描述、技术规格、投标要求、评分标准、合同条款等。

2、场地要求：详细描述所需的场地类型、设施设备、座位数、舞台布置等。

3、服务要求：包括餐饮、音响、灯光、安保等服务的具体要求。

发布招标公告

1、确定发布渠道：如公司官网、行业媒体、招标平台等。

2、公告内容：包括招标项目信息、投标要求、投标截止日期等。

收集投标文件

在投标截止日期前，收集所有投标文件，确保所有文件齐全、符合要求。

评审投标文件

1、成立评审小组：由公司相关部门人员组成，负责评审工作。

2、评审标准：根据招标文件中的评分标准，对投标文件进行评审，包括技术方案、服务承诺、价格等。

3、现场考察：如有必要，可组织现场考察，了解场地实际情况。

确定中标单位

1、综合评分：根据评审小组的评分结果，综合考虑技术方案、服务承诺、价格等因素，确定中标单位。

2、发放中标通知书：向中标单位发放中标通知书，并告知后续合同签订等相关事宜。

签订合同及后续工作

1、签订合同：与中标单位签订合同，明确双方权利和义务。

2、场地布置及服务：按照合同约定，进行场地布置和服务工作。

3、总结反馈：对本次招标过程进行总结反馈，为今后的活动提供经验。

是年会场地策划招标的基本步骤和要点，具体操作过程中还需根据实际情况进行调整和完善。